Zmiana danych firmy w tym zmiana wszelkich adresów związanych z firmą to zmiany, które powinno się zgłosić do urzędu. W przypadku niezaktualizowania adresu do doręczeń skutkuje to tym, że korespondencja będzie wędrowała na stary adres i będzie miała moc prawną doręczenia, a za tym mogą iść kolejne skutki.
Zaniedbywanie obowiązku aktualizacji danych może skutkować dla przedsiębiorcy również wezwaniem do uzupełnienia, a w najgorszym przypadku wykreśleniem z rejestru przedsiębiorstw.
Gdzie należy zaktualizować swoje dane
W większości przypadków wystarczy, że przedsiębiorca zgłosi zamianę adresów swojej firmy do rejestru, gdzie została wpisana jego firma ( CEIDG, KRS). W przypadku spółek koniecznym będzie również zgłoszenie zmian do urzędu skarbowego ( w zależności od spółki będzie wymagany inny formularz). Następnie zaktualizowane w rejestrze dane trafią do innych urzędów związanych z działalnością przedsiębiorstw np. do ZUS.
Działalność jednoosobowa oraz Spółka Cywilna zarejestrowana w CEIDG
Termin na dokonanie aktualizacji danych za pomocą formularza CEIDG-1 należy zgłosić w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Formularz można złożyć:
- osobiście (w dowolnym urzędzie miasta/gminy; wymagany jest dokument potwierdzający tożsamość)
- przesłać drogą elektroniczną
- wysłać listem poleconym- jednakże podpis na formularzu musi zostać potwierdzony notarialnie
- przez pełnomocnika, który może w imieniu przedsiębiorcy złożyć wniosek w siedzibie urzędu oraz przez telefon ( pełnomocnik musi być ustawiony wcześniej na mocy odrębnych przepisów)
- telefonicznie- przy pomocy konsultanta Centrum Pomocy Przedsiębiorcy tel. 801 055 088
Aktualizację adresu można dokonać poprzez wprowadzenie zmian w kodach wniosku:
- Formularz CEIDG online
- Formularz papierowy CEIDG-1 do pobrania oraz instrukcja jego wypełniania
Wypełniając odpowiednią pozycję formularza CEIDG-1 przedsiębiorca może zgłosić zmiany w następujących adresach:
- adresie zamieszkania przedsiębiorcy
- adresie miejsca zameldowania
- adresie głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej
- doręczenia
- adresie dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej
- adresie przechowywania dokumentacji rachunkowej
- adresie pełnomocnika
Informacja o zmianie z CEIDG trafiają automatycznie m.in. do ZUS lub KRUS, GUS i urzędu skarbowego
Ważne! W przypadku gdy zmieniła się właściwość urzędu skarbowego należy dokonać aktualizacji danych za pomocą formularza VAT-R w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Zmiana wpisu w rejestrze CEIDG jest bezpłatna, płatność może wystąpić jedynie w przypadku realizacji usługi przez pełnomocnika.
Zmiana adresu podmiotów wpisanych w rejestr KRS
Termin na dokonanie aktualizacji danych w rejestrze w KRS należy zgłosić w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Usługę można zrealizować w sądzie rejonowym (osobiście lub przez pełnomocnika), dołączając do formularza dokumenty w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.
Istnieje również możliwość dokonania zmian online poprzez Portal PDI (każda spółka; wymaganie posiadania podpisu elektronicznego) lub Portal S24 (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka z o.o. – tylko jeśli zostały założone w elektroniczny sposób), należy wtedy dołączyć załączniki w formie elektronicznej.
W celu dokonania aktualizacji danych adresowych należy złożyć odpowiedni wniosek na przygotowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości formularzach.
Link do formularzy: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-wnioskow-o-wpis-do-krajowego-rejestru-sadowego
Przykłady nazw formularzy przypisanych do konkretnych podmiotów:
- KRS Z1 - wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska.
- KRS Z2 - wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka komandytowo – akcyjna.
- KRS Z20 - wniosek o zmianę danych podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym dla fundacji, stowarzyszenia, innych organizacji społecznych lub zawodowych.
- KRS Z21 - wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze dla stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej - organizacja pożytku publicznego, (wniosek dotyczy wyłącznie organizacji pożytku publicznego, która nie ma z innego tytułu obowiązku dokonania wpisu do krajowego rejestru sądowego).
Do wniosku zmianowego KRS trzeba załączyć dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Należy również dołączyć odpowiednie dokumenty, jeśli zmiana wymagała odpowiednich uchwał wspólników lub zarządów.
Oprócz dokonania aktualizacji danych za pomocą odpowiedniego wniosku KRS należy za pomocą formularza NIP-8 w formie papierowej do urzędu skarbowego (lub elektronicznie przez e-Deklaracje) jeśli zmiana adresu jest związana ze zmianą miejsca prowadzenia działalności, adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, adresu do korespondencji, czy adresu prowadzenia działalności.
Dokonując zmiany we wpisie KRS nie trzeba składać dodatkowych formularzy do ZUS. Informacje z KRS przesyłane są do ZUS i na ich podstawie ZUS sporządza odpowiednie dokumenty.
Ważne! W przypadku gdy zmieniła się właściwość urzędu skarbowego należy dokonać aktualizacji danych za pomocą formularza VAT-R.
Za dokonanie zmian wpisu w rejestrze KRS pobierane są opłaty. Gdyż w przypadku KRS pełnomocnikiem może być jedynie pełnomocnik profesjonalny.
Aktualizacja danych adresowych w rejestrze REGON podmiotów, które nie podlegają wpisowi do CEIDG i KRS
Wniosek mający na celu aktualizacje danych adresowych należy złożyć w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
Aktualizacji danych można dokonać:
- w urzędzie statystycznym, dla Gminy Bodzentyn będzie to odpowiednio Urząd Statystyczny w Kielcach, ul Zygmunta Wróblewskiego 2, 25-369 Kielce
- listownie
- elektronicznie
W celu aktualizacji danych adresowych w REGON należy złożyć wniosek o zmianę danych we wpisie do rejestru, są to dokumenty:
- RG-OP- wniosek o zmianę danych w rejestrze REGON dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, ale której działalność nie podlega wpisowi do KRS lub RSPO.
Do pobrania: wersja pdf lub wersja docx.
- RG-OF- wniosek o zmianę danych w rejestrze REGON dla osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega wpisowi do CEIDG.
Do pobrania: wersja docx.
Wniosek o zmianę danych należy złożyć na tym samym formularzu, który służy do uzyskania wpisu.
Do wniosku należy również dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę danych (w tym przypadku adresu) działalności.
Jeśli dana osoba jest reprezentowana przez pełnomocnika należy dołączyć również pełnomocnictwo.
Do pobrania: wersja pdf lub wersja docx.
Gdy na stronie internetowej GUS pojawią się nowe dane to potwierdzenie aktualizacji danych zostanie przekazane składającemu wniosek.
Informacje na temat pełnomocnictwa do załatwiania spraw w urzędzie można znaleźć pod następującym linkiem: